Sanat Kültür Spor

Daire Başkanlığı

Öğrenci Faaliyetleri Kılavuzu

1) Yeni kulüp başvurusu yapmak isteyen öğrenci grubu öncelikle şu belgeleri SKS’ye e-posta (sks@ihu.edu.tr)  yoluyla ibraz eder:

  • İbn Haldun Üniversitesinde öğrenim gören en az 8 kurucu öğrenciden oluşan üye listesi ve kulüp kurma dilekçesi (Üye listesi ve kulüp kurma şablonuna buraya tıklayarak ulaşabilirsiniz.)
  • Kurulması istenen kulübün amaç ve işleyiş mekanizmasını açık bir şekilde belirten iç tüzük taslağı (İç tüzük taslağı hazırlamak için gerekli olan şablona buraya tıklayarak ulaşabilirsiniz.)
  • Kurulması istenen kulübe danışmanlık yapmayı kabul ettiğine dair bir öğretim elemanından dilekçe (Gerekli olan dilekçe şablonuna buraya tıklayarak ulaşabilirsiniz.)

2) Yeni kulüp başvurusu yapmak isteyen öğrenci grubu, başvuru belgelerini tamamladığı takdirde KİM YK ve SKS’ye kulüp sunumunu yapar ve görüşünü alır. (Yapılması gereken sunum şablonuna buraya tıklayarak ulaşabilirsiniz.)

3) Müteakip ÖFKK toplantısında:

  • SKS, kulüp kurmak isteyen öğrenci grubunun belgelerini toplantıda değerlendirilmesi için sunar.
  • Öğrenci grubu, kurmak istedikleri kulüple alakalı sunum yapar.
  • KİM YK ve SKS, kulübün kurulmasıyla alakalı görüşünü beyan eder.
  • ÖFKK, kulübün açılmasına yönelik KİM YK tarafından beyan edilen görüşü de dikkate alarak söz konusu öğrenci grubunun aday kulüplüğüne karar verir.

1) Bir aday kulübün asil kulüp olabilmesi için aşağıdaki sorumlulukları yerine getirmesi gerekir:

  • Bir aday kulüp iki akademik dönem boyunca iç tüzük taslağında belirtilen kulübün amaçları, faaliyet kapsamı ve işleyişi doğrultusunda faaliyet göstermelidir.
  • Aday kulüp, iki akademik dönem boyunca aktif üye sayısını minimum kurucu üye sayısının altına düşürmemesi gerekir.

2) Adaylık dönemi biten aday kulüp iki dönemlik faaliyet raporlarını SKS’ye ve KİM YK’ya sunar. 

3) Müteakip ÖFKK toplantısında aday kulüp temsilcileri faaliyet raporlarının sunumunu gerçekleştirirler.

4) ÖFKK, aday kulübün asil kulüp olmasına yönelik KİM YK ve SKS tarafından beyan edilen görüşü de dikkate alarak söz konusu öğrenci grubunun asil kulüplüğüne karar verir. 

5) ÖFKK’da alınan karar, Üniversite Yönetim Kurulu tarafından onaylanması halinde kulüp asil kulüp haline gelmiş olur.

1) Bir öğrenci kulübüne üye olabilmek için öncelikle üye olunmak istenen kulübün üyelik başvuru formu doldurulur. (Kulüplerin başvuru formlarına erişmek için buraya tıklayınız.)

2) İlgili kulübün yönetim kurulu başvuru yapan öğrencinin iç tüzük şartlarını sağlayıp sağlamadığını inceler ve başvuru sahibine e-posta üzerinden başvurunun kabulüne dair bilgilendirmeyi 3 iş günü içerisinde yapar.

3) ‘Kulüp Üyelik Bilgileri’ dosyasında başvuru durumuyla alakalı güncelleme yönetim kurulu tarafından gerçekleştirilir.

.

1) Üyelikten ayrılmak isteyen öğrenci konuyla alakalı dilekçesini mail yoluyla kulübün yönetim kuruluna iletir. 

2) Kulüp Yönetim Kurulu dilekçe sahibinin ayrılma talebini şu hususlar etrafında inceler: 

  • Kalan aidat borcunu ödemiş olmak.
  • Eğer zimmetinde kulübe ait bir demirbaş mevcutsa bunu hasarsız bir şekilde kulüp yönetim kurulu saymanına teslim etmiş olmak.

3) Üyelikten ayrılmak isteyen öğrencinin gerekli sorumluluklarını yerine getirdiği tespit edilmesi halinde kulüple ilişiği kesilir ve öğrenciye gerekli bilgilendirme yapılır. 

4) İlgili kulübün yönetim kurulu Kulüp Üyelik Bilgileri dosyasında gerekli güncellemeyi yapar.

1) Kulüp üyeliğinden bir öğrencinin çıkartılabilmesi için ilgili kulübün genel kurulunun bu kararı alması gerekmektedir. 

2) Kulübün genel kurulu şu şartlar sağlandığı takdirde herhangi bir öğrenciyi üyelikten çıkartma konusunda karar alabilir: 

  • İbn Haldun Üniversitesi ile ilişiğinin kesilmiş olması.
  • İbn Üniversitesi etik kurallarına aykırı tutum sergiliyor olmak.
  • Üyelik şartlarından herhangi birini yerine getirmemiş olmak.

3) Genel kurulda üyelikten çıkartılma yönünde karar alınan kişiler kulübün yönetim kurulu tarafından aynı gün içerisinde ‘Kulüp Üyelik Bilgileri’ dosyasında gerekli güncellemeyi yapar.

1) Her öğrenci kulübü, yönetim kurulları tarafından hazırlanmış olan yıllık faaliyet planlarını ÖFKK’da onaylatması gerekmektedir. (‘Etkinlik Planlama ve Bütçe Talep Şablonu’na buraya tıklayarak ulaşabilirsiniz.)

2) ÖFKK tarafından onaylanmış olan bir etkinliği hayata geçirebilmek için kulübün öncelikle ‘Kulüp Etkinlik Onay Formu’nu doldurması gerekmektedir. (Etkinlik Onay Formuna buraya tıklayarak ulaşabilirsiniz.)

3) KİM YK ve sonrasında SKS etkinliğin gerçekleşmesine dair onay verdiği takdirde etkinlik gerçekleştirilebilir. (Her kulüp resmi mail hesabı üzerinden buraya tıklayarak onay takibini yapabilir.) 

4) Kulüp, onaylanmış etkinlik bütçesi çerçevesinde ilgili mal ve hizmet taleplerini ‘Satın Alma İstek Formu’nu doldurarak etkinlik tarihinden en geç beş 5 iş günü öncesinde SKS’ye elektronik posta yoluyla iletir. SKS ise bunların temini için gerekli olan yazışmaları ilgili idari birimle gerçekleştirir. (‘Satın Alma İstek Formu’na buraya tıklayarak ulaşabilirsiniz.)

5) Bir kulüp, ÖFKK’den onayı alınmış uluslararası etkinliklerle ilgili gerekli bütün prosedürel süreçleri Uluslararası Ofisin danışmanlığında yürütmekle yükümlüdür.

6) Etkinliğin afişinin herhangi bir mecrada yayınlanmadan önce SKS yetkilisine onaylatılması gerekmektedir. 

7) Kulüp etkinliğin duyuru postasını tüm öğrencilere göndermek için duyuru@ibnhaldun.edu.tr’ye; tüm akademik ve idari personele göndermek için duyuru@ihu.edu.tr’ye gönderebilir. SKS yetkilisinin onayı sonrasında elektronik posta tüm öğrencilere iletilir. 

8) ÖFKK tarafından onaylanmış yıllık faaliyet planı içerisinde olmayan bir etkinliği düzenlemek için; 

  • Eğer etkinlik için Üniversiteden bütçe talep edilecekse etkinliğin gerçekleşmesi için onayı ÖFKK’dan almak gerekmektedir. 
  • Eğer etkinlik için Üniversiteden herhangi bir bütçe talep edilmeyecekse etkinliğin gerçekleştirilmesiyle alakalı onayı SKS’den almak yeterlidir.

1) Etkinlikle alakalı ÖFKK’dan gerekli onay alınır. 

2) ÖFKK etkinliğin düzenlemesinde gerekli desteği sağlayacak birimleri tespit eder. 

3) SKS’nin yönlendirmesiyle kulüp temsilcileri ve destek sağlayacak idari birim yetkilileri etkinlik düzenlenmesi için birimler arası gerekli olan iş akışlarını, yetki ve sorumlulukları tespit eden ortak bir ‘Uygulama Kuralları’ belgesi hazırlar.

1) Açık ve belirgin bir şekilde etkinliğin tarih ve saati ile mecra veya konumu belirtilmelidir.

2) Açık ve belirgin bir şekilde kulüp logosu afişe eklenmelidir. 

3) Afişin oluşturulduğu dilin etkinliğin diliyle uyumlu olması gerekmektedir. 

4) Program ücretliyse ücreti afişte belirgin bir şekilde belirtilmelidir.

1) Kulübün onaylanmış etkinlik bütçesi çerçevesinde ilgili mal ve hizmet alım taleplerini ‘Satın Alma İstek Formu’nu doldurarak  etkinlik tarihinden en geç beş 5 iş günü öncesinde SKS’ye elektronik posta yoluyla iletilmesi gerekmektedir. SKS ise bunların temini için gerekli olan yazışmaları ilgili idari birimle gerçekleştirir. (‘Satın Alma İstek Formuna buraya tıklayarak ulaşabilirsiniz.)

2) Onaylanmış bütçe çerçevesinde tüm satın alma ve ödeme işlemlerini İdari ve Mali İşler Daire Başkanlığı gerçekleştirmektedir. 

3) Mal veya hizmet alımı için nakit olarak bütçe talep edilmemelidir. (Örnek 1: 1500 TL bütçe talep edilmesi yerine, Karadeniz gezisi için 45 kişilik bir servis talep edilmelidir;
Örnek 2: Ödül kazanmış bir öğrenci için 150 TL nakit para istemek yerine 150 TL’lik hediye çeki tanımlanması talep edilmelidir.)

4) Hizmet karşılığı olarak ödeme yapılacak olan şahısların IBAN Numarası, TC kimlik numarası ve kimlikteki isimleri talep yazısının içerisinde bulunması gerekmektedir. 

5) Talep edilen mal veya hizmetin tüm ayrıntıları belirtilmelidir. (Örnek: Etkinlikte konuşma yapacak konuğa bir hediye talep edilmesi yerine, “Scrikss 88 DK Dolma Kalem Gold Krom” gibi ayrıntı verilmesi ve varsa web sitesi linki verilmesi gerekmektedir.)

1) Düzenli eğitim yapan kulüplerin ÖFKK’da onaylanmış olan eğitmen bütçesi ödemesini talep etmeden önce eğitmenle alakalı şu bilgileri SKS’ye ibraz etmeleri gerekmektedir:

  • Özgeçmiş                                                                             
  • 1 Adet Resim
  • Diploma veya Öğrenim Belgesi
  • İkamet Belgesi (e-Devlet)
  • Adli Sicil Belgesi (e-Devlet)
  • Banka Hesap Numarası
  • Telefon / e-posta Adresi

2) Eğitmenle alakalı gerekli belgeler ibraz edildikten sonra her ödeme dönemi öncesinde puantaj doldurulup SKS’ye iletilmesi gerekmektedir. (Puantaj şablonuna buraya tıklayarak ulaşabilirsiniz.

3) Üniversitemizde eğitmenle alakalı ödemeler her ayın 15’inde gerçekleşmektedir. Kulüpler ödeme taleplerini bu tarihten önce yapması gerekmektedir. Gecikmiş talepler  için ödemeler bir sonraki ayda gerçekleşir.

1) Akademik yılın başında yapılacak olağan Genel Kurulda;

  • Üyelik aidat miktarı belirlenir. 

2) Akademik yılın sonunda yapılacak olağan Genel Kurulda;

  • Kulüp Yönetim Kurulu, Kulüp Denetleme Kurulu ve KİM temsilcileri belirlenir.
  • Yıl sonu faaliyet raporu ve bilançosu oylanır.
  • Kulüp Yönetim Kurulunun getirdiği üyelerin üyelikten çıkarılma teklifleri oylanır.
  • Tüzük değişikliği varsa oylanır.

1) Akademik yılın sonunda yapılacak KİM toplantısında:

  • KİM YK  üyeleri seçilir. 
  • KİM YK’nın faaliyet raporları oylanır.
  • Geçici komisyonların faaliyet raporları oylanır.
  • KİM Ortak Fonu bilançosu oylanır. 
  • KİM Tüzüğü değişiklik teklifleri oylanır. 

2) Akademik yılın başında yapılacak olan KİM toplantısında:

  • Geçici komisyon açılması teklifleri oylanır.

1) Bir kulüp gerekli hallerde genel kurula giderek iç tüzüğünde değişiklik teklifi kararı alabilir. 

2) İç tüzük değişikliği için genel kurulda katılımcı üye sayısının üçte ikilik oyu alınması gerekmektedir.

3) Genel kurulda değişik yapılması yönünde karar alındıktan sonra kulübün yönetim kurulu değişiklik yapılacak maddeleri KİM YK’ya sunar.

4) KİM YK, müteakip ÖFKK toplantısında değişikliklere yönelik görüşünü belirtir.

5) Değişiklikle ilgili onayı ÖFKK verir.

6) Bir kulübün iç tüzüğüyle alakalı şu maddelerinde değişiklik teklifinde bulunma yetkisi vardır:

  • Faaliyet kapsamı
  • Aidat ödeme periyodu
  • Aktif üyelik koşulları
  • Zorunlu kurullar dışındaki kurulların işleyiş hükümleri

1) Etkinlik Onay Formu: ÖFKK tarafından onayı alınmış bir faaliyeti düzenlemeden önce KİM YK’nın görüşünü ve SKS’nin onayını almak için doldurulması gereken formdur. (‘Etkinlik Onay Formu’na ulaşmak için buraya tıklayınız.)

2) Etkinlik Raporlama Formu: Etkinlik düzenlendikten sonra etkinliğin raporlamasının yapılacağı formdur. Yıllık faaliyet raporu buraya girilmiş veriler üzerinden hazırlanmaktadır. (‘Etkinlik Raporlama Formu’na ulaşmak için buraya tıklayınız.)

3) Gelir-Gider Formu: Kulübün gelir-giderlerinin ve gelir-giderlerini gösteren fatura, fiş, imzalı makbuz, sözleşme gibi diğer belgelerin kayıt altına alındığı formdur. (‘Gelir Gider Formu’na ulaşmak için buraya tıklayınız.)

4) Kulüp Üyelik Formu: Kulüplerin yeni üyelik başvurularını aldıkları formdur. (‘Kulüp Üyelik Formu’na ulaşmak için buraya tıklayınız.)

5) Etkinlik Planlama ve Bütçe Talep Formu: Bir etkinliğin onayını ve etkinliğe dair bütçe talebini ÖFKK’dan almak için doldurulması gereken formdur. (‘Etkinlik Planlama ve Bütçe Talep Formu’na ulaşmak için buraya tıklayınız.)

6) Demirbaş Kayıt Formu: Kulübe ait demirbaşların kayıdının tutulduğu formdur. (‘Demirbaş Kayıt Formu’na ulaşmak için buraya tıklayınız.)

7) Denetim Raporu: Kulübün denetleme kurulunun denetlemeleri raporlaştırdıkları belgedir. (‘Denetim Raporu’na ulaşmak için buraya tıklayınız.) 

8) Yönetim Kurulu Karar Tutanakları: Kulüp Yönetim Kurulunun her toplantısında yazılması zorunlu olan tutanaklardır. (Yönetim Kurulu Karar Tutanak şablonuna ulaşmak için buraya tıklayınız.) 

9) Genel Kurul Karar Tutanakları: Olağan ve olağanüstü Genel Kurullarda alınan kararların yazılması zorunlu olan tutanaklardır. (Genel Kurul Karar Tutanak şablonuna ulaşmak için buraya tıklayınız.)

10) Puantaj Cetveli: ÖFKK’da onaylanmış eğitmen bütçesinin aylık bazda ödemesinin yapılması için doldurulup SKS’ye iletilmesi gereken belgedir. (‘Puantaj Cetveli’ne ulaşmak için buraya tıklayınız.)

1) Kulüpler faaliyetlerini yapabilmek için ihtiyaç duydukları takdirde KİM Ortak Fonundan destek talep edebilirler. Bunun için kulüplerin ‘Etkinlik Planlama ve Bütçe Talep Formu’ doldurarak elektronik posta yoluyla KİM YK’ye başvurmaları gerekir. (‘Etkinlik Planlama ve Bütçe Talep Formu’na buraya tıklayarak ulaşabilirsiniz.)

2) KİM YK, bütçe talebinde bulunan kulübün KİM temsilcisini YK toplantısına davet ederek talebi ve gerekçelerini inceler. Gerekli araştırmalar tamamlandıktan sonra başvuru ile alakalı nihâi kararı verir.

3) Onaylanmış bütçe çerçevesinde tüm mal ve hizmet alımlarını SKS aracılığıyla İdari ve Mali İşler Daire Başkanlığı gerçekleştirmektedir. 

4) Kulüp, KİM YK tarafından onaylanmış etkinlik bütçesi çerçevesinde ilgili mal ve hizmet taleplerini ‘Satın Alma İstek Formu’nu doldurarak etkinlik tarihinden en geç beş 5 iş günü öncesinde SKS’ye elektronik posta yoluyla iletir. SKS ise bunların temini için gerekli olan yazışmaları ilgili idari birimle gerçekleştirir. (‘Satın Alma İstek Formu’na buraya tıklayarak ulaşabilirsiniz.)

1) ÖFKK’nin her akademik yılın başında kulüpler için belirlediği fonun %5’i KİM Ortak Fonuna aktarılması yoluyla,

2) Kulüplerin gelir getirici faaliyetlerinden ve sponsorluk anlaşmalarından elde edilen gelirlerin yüzde onunun (%10) KİM YK’nin denetimindeki KİM Ortak Fonuna aktarılmasıyla,

KİM Ortak Fonu kendi mali kaynağını oluşturur. 

1) KİM, Kulüpler Arası İstişare Meclisi Tüzüğünde tamamen veya kısmen değişiklik yapılması yönünde tavsiye kararı alabilir. 

2) KİM YK üyelerini seçer.

3) Görev süresi sona ermiş olan KİM YK’nın yapmış olduğu faaliyetlerle alakalı raporunu ve KİM Ortak Fonu gelir-giderleriyle alakalı raporuna onay verir. 

4) KİM YK’nın KİM üyelerinden oluşmak üzere belli konular hakkında çalışma yapmak için geçici alt komisyon kurulması teklifini onaylar.

1) Kulüp faaliyetlerini zaman, mekân gibi çakışma ihtimallerini de göz önünde bulundurarak koordine eder ve onay için SKS’ye sunar.

2) KİM YK gerekli hallerde KİM’i toplayabilir. 

3) KİM YK, KİM’in gündem, tarih, saat ve yerini toplantıdan en geç üç gün önce kulüplere elektronik posta yoluyla bildirmekle yükümlüdür.

4) Görev süresi sona eren KİM YK yapmış olduğu faaliyetlerle alakalı rapor hazırlayıp KİM’e sunmalıdır. 

5) Görev süresi sona eren KİM YK KİM Ortak Fonunun gelir-giderleriyle alakalı rapor hazırlayıp KİM’e sunmalıdır. 

6) KİM YK her hafta toplanmak zorundadır. Toplantı kararlarını e-posta yoluyla ilgili kulüplere ve SKS’ye iletir. 

7) KİM YK, KİM Genel Kurulunun karar tutanağını SKS’ye ve diğer tüm kulüplere e-posta yoluyla iletir. 

8) KİM YK, herhangi bir kulübü ilgilendiren bir karar alınması durumunda hem görüş almak, hem de onları bilgilendirmek amacıyla kulüplerin KİM temsilcileriyle görüşebilir.

9) Kulüplerin gelir getirici faaliyetlerinden ve sponsorluk anlaşmalarından elde edilen gelirlerin yüzde onluk (%10) bölümünün, İdari ve Mali İşler Daire Başkanlığı bünyesinde tutulan KİM Ortak Fonuna aktarılmasını denetler.

10) Herhangi bir kulübün üniversite bütçesinden istenen mali destek talep dilekçesini inceler, ÖFKK’nin onayına görüş yazısı ile birlikte sunar.

11) KİM YK, kulüpleri ilgilendiren her kararı ilgili kulüplere bir iş günü içerisinde elektronik posta yoluyla bildirir.

12) KİM YK’ye geçerli bir mazeret bildirmeden üst üste iki KİM’e katılmayan kulüpler, KİM YK tarafından yazılı olarak uyarılır. Devamsızlığın sürmesi halinde KİM YK, bu durumu ÖFKK’ye rapor eder.

13) Kulüp içinde ve/veya kulüpler arasında çıkacak herhangi bir anlaşmazlık durumunda arabuluculuk görevini üstlenir. Anlaşmanın sağlanamadığı hallerde anlaşmazlık konusu hakkında hazırlayacağı görüş yazısını ÖFFK’ye iletir.

14) KİM YK, KİM üyelerinden oluşmak üzere belli konular hakkında çalışma yapmak için geçici alt komisyonlar kurulması için KİM’in onayına sunmak üzere teklifte bulunabilir. Bu komisyonlar KİM YK’ye bağlı olarak faaliyet gösterir. Komisyonun faaliyetlerinden ve bu faaliyetlerin yürütülmesinden KİM YK sorumludur.

15) KİM YK, KİM Ortak Fonundan talepte bulunan kulübün KİM temsilcisini YK toplantısına davet ederek talebi ve gerekçelerini inceler. Gerekli araştırmalar tamamlandıktan sonra KİM YK bütçe başvurusu ile alakalı nihâi kararı verir.

16) ÖFKK’nin her akademik yılın başında kulüpler için belirlediği fonun %5’i KİM Ortak Fonuna aktarılmasını denetler.

1) Kulüp Yönetim Kurulu kulüp iç tüzüğünün gereklerinin yerine getirilmesinden sorumludur.

2) Kulüp yönetim kurulu, üniversitenin diğer birimlerinden her türlü talepleri ve ortaya çıkan gelişmeler hakkında SKS’yi ivedilikle haberdar etmelidir.

3) Kulübün kasasından, mali gelir-giderlerinden ve demirbaş malzemelerinin kullanımından sorumludur.

4) Kulüp üyelik başvurularını değerlendirir. Değerlendirmenin sonucunu başvuru sahibine bildirir.

5) Kulüp Yönetim Kurulu her toplantısında tutanak tutar.

6) Genel Kurulun yeri ve zamanını en az üç gün önceden tüm üyelerine bildirmekle yükümlüdür. 

7) Tüm genel kurul kararlarını tüm üyelerine ve SKS’ye bildirmekle yükümlüdür. 

8) Kulüp Yönetim Kurulu, her akademik dönem başında planlanan faaliyetlerine ilişkin akademik danışmanları ile istişare eder.

9) Kulüplerin bütün gelir ve giderleri faaliyet sonunda belgelenmek zorundadır. (form)

10) İhtiyaç durumunda KİM Ortak Fonundan bütçe talep edebilir.

11) ÖFKK’den onayı alınmış uluslararası etkinliklerle ilgili gerekli bütün prosedürel süreçleri Uluslararası Ofisin danışmanlığında yürütmekle yükümlüdür.

12) ÖFKK’dan onayı alınmış bir faaliyetin  gerçekleştirebilmesi için, kulüp yönetim kurulları sırasıyla KİM YK’nin görüşünü ve SKS’nin onayını alır.

13) Kulüpler, akademik yılın başında ÖFKK tarafından onaylanmış olmayan yeni bir faaliyet için öncelikle ÖFKK’nın onayını almak zorundadır.

14) Kulüp Yönetim Kurulu akademik yılın başında yapılması zorunlu olan genel kurulda onaylanmış yıllık faaliyet planı ve bütçe taslağını SKS’ye ve ÖFKK’ye sunar.

15) Kulüp Yönetim Kurulu, akademik yılın sonunda yapılması zorunlu olan genel kurulda onaylanmış faaliyet raporu ve bilançosunu SKS’ye ve ÖFKK’ye sunar.

16) Satın alınan demirbaşların İdari ve Mali İşler Daire Başkanlığına kaydettirilmesinden yönetim kurulu başkanı sorumludur.

1) Aylık mutat olarak toplanır. Bunun dışında zaruret halinde karar vermek üzere toplanabilir. 

2) ÖFKK kulüp olmak isteyen öğrenci grubunun kulüp olmadan önce aday kulüplüğüne karar verir. 

3) ÖFKK bir aday kulübün kulüp olmasına yönelik görüşünü Üniversite Yönetim Kuruluna bildirir. 

4) Öğrenci kulüp ve aday kulüplerini Üniversitenin etik kuralları uygunluk açısından değerlendirir.

5) KİM Tüzüğünü belirler.

6) ÖFKK tüzüğünü belirler.

7) Kulüplerin  iç tüzük tekliflerini onaylar.

8) Her akademik yılın başında kulüplerin o akademik yıl için ÖFKK’ye teslim ettiği faaliyet plan taslağını, her kulübün kendi özellikleri ve faaliyet alanı dikkate alınarak etkinlik sayısı, etkinlik türü ve etkinlik niteliği açısından değerlendirerek taslağın uygunluğuna karar verir.

9) Her akademik yarıyılın sonunda, yarıyıl boyunca aday kulüplerin ve kulüplerin yaptığı faaliyetlerin İbn Haldun Üniversitesi Öğrenci Faaliyetleri Yönergesine, ilgili kulübün iç tüzüğüne ve akademik yıl başında onaylanan faaliyet programlarına uygunluğu SKS tarafından incelenir. Uygun olmadığı takdirde ihtarda bulunulması hususu ve art arda iki dönem ihtar almış bir kulübün kapatılmasına ilişkin görüş SKS tarafından ÖFKK’ye iletilir. ÖFKK vermiş olduğu kararı onaylatmak üzere ÜYK’nin onayına sunar.

10) Kulüplerin faaliyetlerinde ve işleyişinde gerekli gördüğü hallerde kulüp danışmanının görüşünü alır.

11) Karar alma aşamasında gerekli gördüğü takdirde ilgili üniversite birimlerinin görüşünü alır.

12) Öğrenci kulüp ve aday kulüplerinin üniversiteden talep ettiği bütçeleri inceler ve bütçenin verilip verilmeyeceğine karar verir.

13) Bir kulübe zimmetlenmiş olan demirbaşlar, İdari ve Mali İşler Daire Başkanlığı tarafından kulüp yönetim kurulu başkanına bir zimmet kâğıdı imzalatılarak kulübe teslim edilir. Demirbaşlarla alakalı bir hasar bedeli ortaya çıkması durumunda, ÖFKK’nin değerlendirmesi sonucu söz konusu bedel öğrenciden ya da gelecek senenin kulüp bütçesinden tahsil edilir. 

14) ÖFKK ile Üniversite Malî İşler Müdürlüğünün görevlendireceği birer eleman tarafından yapılacak denetimler sonucunda, Kulüp gelir-gider defterinde karşılıkları belgelenmediği anlaşılan tüm ödemeler, Kulüp Yönetim Kurulu üyeleri tarafından tazmin edilir ve ÖFKK tarafından  kulüp faaliyetleri durdurulur.

1) Denetleme Kurulu, her akademik yılın sonunda kulübün yıllık faaliyet raporunu, saymanlık defterini ve demirbaş eşyaların durumunu inceleyerek söz konusu  belge ve tutanakların Öğrenci Faaliyetleri Yönergesine, kulüp iç tüzüğüne ve Yönetim Kurulu kararlarına uygunluğunu denetler. Denetleme raporlarını KİM YK ve ÖFKK’ye bildirmesi zorunludur. 

2) Denetleme Kurulunun her akademik yarıyılda en az iki kere toplanması zorunludur.

1) Kulüpler ayni ve nakdi olarak kulüpleri adına bağış toplayamazlar. 

2) Kulüpler kendileriyle protokol imzalanmak koşuluyla bağış toplama izni olan kurumlarla işbirliği yaparak bağış toplayabilirler.

3) Protokol sürecinde kulübün SKS’yi bilgilendirmesi ve işbirliği içerisinde olması gerekmektedir.

1) Kulüpler sponsorluk sözleşmelerini ilgili faaliyetten bir hafta önce KİM YK’nin görüşünü alarak ÖFKK’ye onaylatmak zorundadır. 

2) ÖFKK gerekli gördüğü durumlarda İbn Haldun Üniversitesi Hukuk Müşavirliğinin sponsorluk sözleşmesi hakkındaki görüşünü alarak sözleşmenin onayına dair gerekli nihai kararı verir.

1) Genel Kurul, yönetim kurulunun çağrısı üzerine veya üye tam sayısının üçte birinin yönetim kuruluna yaptığı yazılı başvuru sonucunda yönetim kurulu tarafından toplanır.

2) Kulübün yönetim kurulu genel kurulun gündem, tarih, saat ve yerini toplantıdan en geç üç gün önce tüm üyelere elektronik posta yoluyla bildirir.

3) Genel Kurul üye tam sayısının salt çoğunluğuyla toplanır. 

4) Genel Kurul katılımcı üyelerin salt çoğunluğuyla karar alır. 

5) İsim ve İç tüzük değişikliği için katılımcı üye sayısının üçte ikilik oyu alınması gerekmektedir.

6) Gerekli çoğunluğun sağlanamaması durumunda o anda toplanmış bulunan üyelerin oylaması sonucunda (en geç bir hafta sonrasında olmak koşuluyla) bir toplantı tarihi belirlenir.

7) Ertelenmiş toplantıda toplantı yeter sayısı yönetim ve denetim kurulu üyelerinin toplam sayısı kadardır. Genel Kurul bu toplantıda katılımcı üyelerin salt çoğunluğuyla karar alır.

8) Oyların eşit olması durumda karar ikinci kez oylanır. İkinci oylamada oyların eşit olması durumunda üçüncü tur oylamada oturum başkanının iki oy hakkı mevcuttur. 

9) Genel Kurulda ikiden fazla seçeneğin bulunduğu ve birden fazla tercihin yapılması gerektiği durumlarda her üye tercih sayısınca oy kullanır. Bir üye, bir seçeneğe birden fazla oy vermemek üzere tercihini belirtir ve en çok oyu alan seçenek(ler) geçerli olur. Oyların eşit olması durumunda ise eşitler arasında seçimin yapıldığı turlara geçilir.

1) Yönetim Kurulu üye tam sayısının  salt çoğunluğuyla toplanır. 

2) Yönetim Kurulu üye tam sayısının salt çoğunluğuyla karar alır. 

3) Oyların eşit olması durumunda ikinci tura geçilir. Oylar yine eşitse üçüncü turda yönetim kurulu başkanının iki oy hakkı mevcuttur.

1) KİM Genel Kurulu, yönetim kurulunun çağrısı üzerine veya üye tam sayısının üçte birinin yönetim kuruluna yaptığı yazılı başvuru sonucunda yönetim kurulu tarafından toplanır.

2) KİM YK, KİM’in gündem, tarih, saat ve yerini toplantıdan en geç üç gün önce kulüplere elektronik posta yoluyla bildirir.

3) Genel Kurul üye tam sayısının salt çoğunluğuyla toplanır. 

4) Genel Kurul katılımcı üyelerin salt çoğunluğuyla karar alır. 

5) İç tüzük değişikliği için katılımcı üye sayısının üçte ikilik oyu alınması gerekmektedir.

6) Gerekli çoğunluğun sağlanamaması durumunda o anda toplanmış bulunan üyelerin oylaması sonucunda (en geç bir hafta sonrasında olmak koşuluyla) bir toplantı tarihi belirlenir.

7) Ertelenmiş toplantıda toplantı yeter sayısı yönetim ve denetim kurulu üyelerinin toplam sayısı kadar. Genel Kurul bu toplantıda katılımcı üyelerin salt çoğunluğuyla karar alır.

8) Oyların eşit olması durumda karar ikinci kez oylanır. İkinci oylamada da oyların eşit olması durumunda oturum başkanının iki oy hakkı mevcuttur. 

9) Genel Kurulda ikiden fazla seçeneğin bulunduğu ve birden fazla tercihin yapılması gerektiği durumlarda her üye tercih sayısınca oy kullanır. Bir üye, bir seçeneğe birden fazla oy vermemek üzere tercihini belirtir ve en çok oyu alan seçenek(ler) geçerli olur. Oyların eşit olması durumunda ise eşitler arasında seçimin yapıldığı turlara geçilir. 

10) KİM YK’ye geçerli bir mazeret bildirmeden üst üste iki KİM’e katılmayan kulüpler, KİM YK tarafından yazılı olarak uyarılır ve ÖFKK’ye bildirilir.

1) Yönetim Kurulu üye tam sayısının  salt çoğunluğuyla toplanır. 

2) Yönetim Kurulu üye tam sayısının salt çoğunluğuyla karar alır. 

3) Oyların eşit olması durumunda ikinci turda yönetim kurulu başkanının iki oy hakkı mevcuttur.

1) Kulüp saymanı, kulübün tüm gelirlerini ve giderlerini kayıt altına almakla yükümlüdür. 

2) Aidatlar da dahil olmak üzere kulübün tüm gelirleri kulübün sayman üyesinin kişisel banka hesabında muhafaza edilir.

1) ÖFKK aylık mutat olarak toplanır. Bunun dışında zaruret halinde karar vermek üzere toplanabilir.

2) ÖFKK, üyelerin salt çoğunluğu ile toplanır. 

3) Karar yeter sayısı toplantıda bulunanların salt çoğunluğudur. Oyların eşitliği durumunda oylama bir sonraki toplantıda tekrarlanır.

1) ÖFKK, Öğrenci Dekanı, Genel Sekreter, SKS Daire Başkanı, SKS Daire Başkanlığından bir uzman, KİM başkanı ve en az biri araştırma görevlisi olmak üzere 6 öğretim elemanından oluşur. 

2) Öğrenci Dekanının teklifi ve Rektörün onayı ile altı öğretim elemanı bir sene için görevlendirilir.

1) Duyuru yazısı hitapla başlamalıdır. 

2) Etkinliğin tarihi ve saati belirgin bir şekilde yazılmalıdır. 

3) Etkinliğin yeri veya platformu belirgin bir şekilde yazılmalıdır. 

4) Etkinliğin başlığı yer almalı ve konusu anlaşılır bir şekilde ifade edilmelidir. 

5) Konuk ile alakalı kısa biyografi paylaşılmalıdır. 

6) Eğer varsa etkinliğe katılacak olan konuğun daha önce katılmış olduğu bir programdan bölümün yer aldığı video linki eklenebilir.

7) Etkinliğin afişi duyuru mailinde yer almalıdır.

1) Öğrenci Kulübü, SKS’nin etkinlik serilerinden birinde (işbirliği ile) etkinlik yapmak istediğinde SKS’ye başvurur.

2) SKS başvuruyu değerlendirip kulübe işbirliğiyle alakalı gerekli bilgilendirmeleri yapar. 

3) İşbirliği SKS tarafından uygun bulunması halinde kulübün etkinliklik sorumlularıyla gerekli planlamalar yapılır. 

4) SKS, bu tür işbirliklerinde afiş, network, telif ücreti desteği, ulaşım desteği gibi imkanlar sağlar.

1) Bir kulüp genel kurula giderek isim değişikliği teklifi kararı alabilir. 

2) İsim değişikliği için katılımcı üye sayısının üçte ikilik oyu alınması gerekmektedir.

3) Genel kurulda değişik yapılması yönünde karar alındıktan sonra kulübün yönetim kurulu değişiklik yapılacak maddeleri KİM YK’ya sunar.

4) KİM YK, müteakip ÖFKK toplantısında değişikliklere yönelik görüşünü belirtir.

5) Değişiklikle ilgili onayı ÖFKK verir.

1) Kulüp gerek duyduğu takdirde kulübün yönetim kurulu logo değişikliği teklifi kararı alabilir.

2) Değişiklikle ilgili onayı SKS verir. 

3) Logo değişikliği onaylandığında aşağıda belirtilenler de dahil olmak üzere ilgili tüm belge ve mecralardaki logo güncellemesinin yapılması gerekmektedir:

  • Sosyal Medya Hesapları
  • Mail profil fotoğrafı ve mail imzası
  • Duyuru afişleri

1) Bir kulübün yönetim kurulu üyesi istifa ettiğinde yeni üye seçilene kadar istifa eden üye kulüpteki görev ve sorumluluklarını devam ettirmekle yükümlüdür. 

2) İstifa gerçekleştikten sonra en geç bir hafta içerisinde yönetim kurulunun çağrısıyla genel kurul toplanır. 

3) Yönetim kurulundan istifa eden üyelerin yerine yeni üyeler genel kurul tarafından belirlenir. 

4) İstifa eden üye yeni göreve gelmiş üyeye gerekli her türlü bilgi belgeyi teslim etmekle yükümlüdür.

1) Kulüp genel kurulu, akademik danışmanın değiştirilmesine yönelik karar alır ve kararı mevcut akademik danışmana ve SKS’ye elektronik posta yoluyla bildirir.

2) Kulübün yeni danışmanı olacak akademik personel, söz konusu kulübün akademik danışmanı olmak istediğine dair dilekçeyi SKS’ye sunar. Dilekçenin SKS’ye iletilmesini müteakiben akademik danışman değişikliği gerçekleşmiş olur.

Yıldız (*) işareti olan alanlar zorunludur